Multitasking in njegov vpliv na duševno zdravje in delovno učinkovitost

Multitasking - iluzija učinkovitosti v sodobnem svetu

V današnjem hitrem svetu je pojem multitasking postal sinonim za produktivnost. V zaposlitvenih oglasih se pogosto pojavlja zahteva po „sposobnosti obvladovanja več nalog hkrati", in v vsakdanjem pogovoru je multitasking pogosto obravnavan kot veščina, vredna občudovanja. Ampak kaj pravzaprav je multitasking, kakšen je njegov resnični pomen in kako deluje človeški možgani, ko poskušajo obvladati več dejavnosti naenkrat?

Medtem ko tehnologije, kot so pametni telefoni in računalniki, obvladajo multitasking brez vidnega oklevanja, je pri ljudeh situacija nekoliko bolj zapletena. Čeprav mnogi mislijo, da so sposobni delati na več nalogah hkrati, znanstvene študije večkrat kažejo, da je človeški multitasking v resnici prej mit kot funkcionalna strategija.

Kaj je multitasking in zakaj ga tako obožujemo?

Izraz multitasking izvira iz področja računalništva. Označuje sposobnost računalnika izvajati več operacij hkrati. Ko se je ta izraz prenesel v vsakdanji jezik, se je začel uporabljati za označevanje sposobnosti človeka, da se posveti več nalogam naenkrat – na primer pisanje e-pošte, medtem ko telefonira in hkrati spremlja novice na družbenih omrežjih.

Na prvi pogled se zdi kot idealen način, kako opraviti več dela v manj časa. V kulturi, ki pogosto nagrajuje tempo in uspešnost, je multitasking postal nekakšen dokaz učinkovitosti. Ljudje se počutijo bolj učinkovite, pomembne in produktivne. Vendar pa, kot kažejo psihološke raziskave, je učinek resnične osredotočenosti pogosto ravno nasproten.

Multitasking v človeških možganih - kako to (ne)deluje?

Možgani niso zasnovani za obdelovanje več zavednih nalog hkrati. Kar se v praksi imenuje človeški multitasking, je bolj hitro preklapljanje pozornosti med posameznimi dejavnostmi. In prav to preklapljanje je zelo zahtevno – tako energetsko kot časovno.

Po raziskavi Stanfordove univerze imajo ljudje, ki poskušajo multitaskati, slabšo sposobnost filtriranja nepomembnih informacij, dlje jim traja prehod med nalogami in pogosteje delajo napake. Z drugimi besedami, ko poskušate pisati delovno e-pošto in hkrati odgovarjati kolegu na klepetu, je pogosto rezultat manj kakovostno delo in višja raven stresa.

To potrjuje tudi raziskava Ameriškega psihološkega združenja, ki je ugotovila, da pri prehodu med dvema miselnima nalogama lahko človek izgubi do 40 % svojega produktivnega časa. Tako da namesto, da bi človek prihranil čas, ga pravzaprav izgublja, poleg tega pa se izpostavlja večjemu tveganju za mentalno utrujenost.

Primeri iz vsakdanjega življenja

Premislimo o običajni situaciji: sedite za računalnikom, odgovarjate na e-pošto, vsakih nekaj minut pogledate na mobilnik, če kdo piše, in ob tem poskušate še ujeti spletni sestanek. Rezultat je, da si s sestanka ne zapomnite veliko, pozabite priložiti pomembno prilogo k e-pošti in namesto da bi prihranili čas, končate z občutkom izčrpanosti.

In zdaj si predstavljajmo drug scenarij. Predstavljajte si voznika, ki med vožnjo telefonira – četudi uporablja prostoročno telefoniranje. Po raziskavi britanske Royal Society for the Prevention of Accidents vam telefoniranje med vožnjo upočasnjuje reakcijski čas bolj kot vožnja pod vplivom alkohola. To je strašljiv, a zgovoren primer, da človeški možgani resnično ne morejo učinkovito razdeliti pozornosti med dve zahtevni dejavnosti.

Zakaj mislimo, da obvladamo multitasking?

Del odgovora leži v tem, da se nam samim zdi, da smo učinkoviti. Človeški možgani so namreč opremljeni tako, da opažajo rezultate, ne nujno kakovosti. Sposobni smo obdelati več preprostih, mehanskih nalog (na primer poslušanje glasbe in zlaganje perila), a ko gre za dejavnosti, ki zahtevajo globljo osredotočenost, nas multitasking upočasnjuje.

Drug problem je v tem, da multitasking pogosto zamenjujemo s hitrim menjavanjem pozornosti, kar možganom ustvarja iluzijo produktivnosti. Kot pravi nevrolog Earl Miller z MIT: „Možgani niso ustvarjeni tako, da bi bili multitasking. Preklapljanje med nalogami je zahtevno in pogosto se ne zavedamo, koliko nas to izčrpa."

Multitasking v delovnem okolju

V pisarniški kulturi je multitasking pogosto obravnavan kot ključna veščina. Ljudje so potisnjeni k temu, da obvladajo e-pošto, sestanke, telefonske klice in sporočila na Slacku v eni uri. Rezultat je stres, izgorelost in upad kakovosti dela. Nekatera podjetja to že opažajo in uvajajo tako imenovane „deep work" bloke, ko se zaposleni lahko brez motenj posvetijo eni nalogi.

Zanimiv primer je nemško programsko podjetje SAP, ki je uvedlo „tihe čase", med katerimi ni dovoljeno načrtovati sestankov ali odgovarjati na e-pošto. Zaposleni tako imajo prostor, da se resnično osredotočijo. Rezultat je ne le višja delovna učinkovitost, temveč tudi boljše duševno počutje.

Človeški multitasking vs. tehnologija

Medtem ko računalnik zmore zagnati posodobitev, predvajati glasbo in hkrati odpirati dokument, človeški možgani delujejo drugače. Imajo omejeno kapaciteto delovnega spomina in občutljivo reagirajo na prekinitev. Vsako preklapljanje pozornosti zahteva, da možgani „počistijo" prejšnjo informacijo in jo nadomestijo z novo – kar stane čas in mentalno moč.

Ni naključje, da v zadnjih letih postaja priljubljen t. i. monotasking – sposobnost posvetiti se le eni nalogi v določenem trenutku. Ta pristop podpirajo tudi aplikacije za blokiranje motečih vplivov, kot sta na primer Forest ali Freedom. Uporabnik si nastavi časovni blok, v katerem ne more dostopati do družbenih omrežij ali drugih motečih strani. Rezultat je pogosto višja stopnja dokončanih nalog in nižji občutek preobremenjenosti.

Kako se naučiti delati brez multitaskinga?

Sprememba pristopa k delu in vsakodnevnim dejavnostim je lahko zahtevna, a koristna. Začnite s tem, da si razdelite dan na bloke in se med vsakim blokom posvetite le eni dejavnosti. Ko pišete sporočilo, ne berite hkrati e-pošte. Ko telefonirate, se izogibajte brskanju po internetu.

Dober pomočnik je lahko tudi tehnika Pomodoro – delate 25 minut v največji osredotočenosti, nato si vzamete 5 minut odmora. Ta ritem pomaga ohranjati visoko koncentracijo brez občutka preobremenjenosti.

In če vas multitasking mika med trenutki počitka, poskusite preprosto pravilo: delajte stvari v celoti. Jeste? Ne pošiljajte hkrati SMS-ov. Greste na sprehod? Ne odgovarjajte pri tem na delovne e-pošte.

Multitasking in zdrav življenjski slog

Zanimivo je, da se povezanost med multitaskingom in življenjskim slogom odraža tudi v našem fizičnem in psihičnem zdravju. Nenehno preklapljanje med nalogami povečuje raven kortizola – stresnega hormona. To lahko vodi v utrujenost, motnje spanja in povečano tveganje za anksiozne motnje.

Zdrav življenjski slog torej ni le o hrani in gibanju, temveč tudi o tem, kako ravnamo s svojo pozornostjo. Zavestna osredotočenost in sposobnost biti „tukaj in zdaj" se izkazujeta kot eden od stebrov duševnega blagostanja. Od tod izvira tudi priljubljenost mindfulness, meditacije ali digitalnega detoxa.

Izkušnje kažejo, da ko ljudje zmanjšajo količino motenj in začnejo delati stvari s polno pozornostjo, se izboljša ne le njihova učinkovitost, ampak tudi kakovost življenja – pri delu, v odnosih in v odnosu do sebe.

V času, ko se zdi, da je multitasking nujnost, je morda največji izziv – in hkrati največja prednost – sposobnost izklopiti obvestila, zapreti deset odprtih zavihkov in se posvetiti eni sami stvari. In prav v tem lahko leži resnična umetnost učinkovitosti.